Teadusandmete haldus hõlmab uurimistöö käigus kogutud andmete süstemaatilist korraldamist, säilitamist ja jagamist. Selle eesmärk on tagada andmete kvaliteet, korduvkasutatavus ning teaduse läbipaistvus ja usaldusväärsus.
Teadusinfosüsteemid ja andmebaasid aitavad teadlastel koguda, säilitada ja jagada uurimistööde andmeid. Nende kasutamine peab olema kooskõlas intellektuaalomandiõigusega, mis kaitseb autorite loomingut ja tagab õigused teadustöö tulemustele. Samuti on oluline järgida isikuandmete kaitse reegleid, eriti kui uuringutes kasutatakse inimeste isiklikku teavet. Vastutustundlik andmehaldus aitab tagada teaduse usaldusväärsuse ja seaduslikkuse.
Ülikool ja intellektuaalne omand
Intellektuaalomand koosneb isiklikest ja varalistest õigustest.
Isiklikud ehk mittevaralised õigused on õigus autorsusele, õigus autorinimele, õigus au ja väärikuse kaitsele. Autori isiklikud õigused on võõrandamatud ja kuuluvad autorile.
Varalised õigused autoriõiguse valdkonnas on õigus teost reprodutseerida, levitada, tõlkida, töödelda jne, tööstusomandi alal on see õigus taotleda patenti või kasuliku mudeli registreerimist ja saada patendi või kasuliku mudeli omanikuks.
Meie ülikooli intellektuaalse omandi käsitlemise põhimõtete kohaselt kuuluvad autori loomingulise tegevuse varalised õigused üldjuhul ülikoolile. Ülikool loobub varalistest õigustest autori kasuks teadusartiklite, konverentsiettekannete ja -materjalide (presentatsioon, teesid jms) osas. Õpikute ja monograafiate kirjastamisel tuleb varaliste õiguste kuuluvus igal konkreetsel juhul eraldi kokku leppida.
Ülikool võib patendi või kasuliku mudeli vms taotlemise õigusest autori kasuks loobuda, samas on autoril õigus saada õiglast tulu nendel juhtudel, kui leiutise omanikuks on ülikool.
Nii nagu teisteski Euroopa ja Eesti ülikoolides, on Eesti Maaülikooli töötajatel kohustus teatada eeldatavast leiutisest, kasulikust mudelist, arvutiprogrammist, andmebaasist, konfidentsiaalsest teabest ja muust kommertsväärtusega loomingulise tegevuse tulemusest struktuuriüksuse juhile, selleks tuleb täita leiutisest teatamise vorm, mille leiate alltoodud loetelust.
SENATI MÄÄRUS
Tartu 27. mai 2021 nr 1-28/5
Eesti Maaülikoolis loodud intellektuaalomandi käsitlemise kord
Vastu võetud Eesti Maaülikooli põhikirja § 13 lõike 2 punkti 3 ja haldusmenetluse seaduse §
68 lg 2 alusel.
§ 1. Üldsätted
(1) Intellektuaalomandi käsitlemise kord sätestab Eesti Maaülikooli (edaspidi: ülikool)
töötajate, üliõpilaste ning ülikooli teadus- ja arendustöös teenuste osutamise lepingute alusel
osalevate füüsiliste isikute (edaspidi: autor(id)) loomingulise tegevuse tulemuste suhtes
tekkinud õiguste (s.o intellektuaalomandi) käsitlemise korra ülikoolis.
§ 2. Intellektuaalomand
(1) Intellektuaalomand tähistab õigusi vastavalt Ülemaailmse Intellektuaalse Omandi
Organisatsiooni (WIPO) asutamise konventsiooni artiklis 2.viii toodud intellektuaalomandi
definitsioonile. Loomingulise tegevuse tulemused, millele tekib intellektuaalomand, on
kirjandus-, teadus- ja kunstiteosed, arvutiprogrammid, andmebaasid, leiutised, kasulikud
mudelid (väikeleiutised), tööstusdisainilahendused, kauba- ja teenindusmärgid, oskusteave jms.
(2) Intellektuaalomandi isiklikud ja varalised õigused:
1) isiklikud ehk mittevaralised õigused on õigus autorsusele, õigus autorinimele, õigus au ja
väärikuse kaitsele, õigus teose puutumatusele jms. Autori isiklikud õigused on võõrandamatud
ja kuuluvad autorile.
2) autori varalised õigused on võõrandatavad ja pärandatavad. Varaliste õiguste omanikul on
õigus keelata intellektuaalomandi kasutamine ilma omaniku loata.
(3) Autoriõiguse varalised õigused on õigus teost (loomingulise tegevuse tulemust)
reprodutseerida, levitada, tõlkida, töödelda jne.
(4) Tööstusomandi varalised õigused on õigus taotleda patenti või kasuliku mudeli
registreerimist ja saada patendi või kasuliku mudeli omanikuks, õigus kasutada patendist või
kasulikust mudelist tulenevaid õigusi (õigus leiutist valmistada, müügiks pakkuda ja müüa
(saada tulu) jne) ning keelata teistel isikutel nende õiguste kasutamist.
§ 3. Intellektuaalomandi varaliste õiguste kuuluvus
(1) Varalised õigused autori loomingulise tegevuse tulemustele kuuluvad ülikoolile kas
intellektuaalomandit reguleerivate seaduste või autori ja ülikooli vahel sõlmitud lepingu või
muu kirjaliku dokumendi alusel.
(2) Ülikooli ning teadus- ja arendustöö tellija vahel sõlmitud lepingu alusel loodud
intellektuaalomandi varalised õigused kuuluvad ülikoolile, kui ei ole kokku lepitud teisiti.
(3) Ülikooli osalusega teadus- ja arendusalastes koostööprojektides lepitakse
intellektuaalomandi varaliste õiguste kuuluvus ja kasutamine kokku projekti partnerite vahel
sõlmitud lepingus.
(4) Autori varalised õigused loengutele, arvutiprogrammidele, andmebaasidele jms teostele,
mis on loodud autori otseste tööülesannete täitmise käigus, kuuluvad ülikoolile vastavalt
autoriõiguse seadusele. Autori tööülesanded on fikseeritud töölepingus või muudes ülikooli ja
autori vahel sõlmitud lepingutes.
(5) Ülikool loobub varalistest õigustest autori kasuks teadusartiklitele, konverentsiettekannetele
ja -materjalidele (esitlus, teesid jms). Ülikooli poolt varalistest õigustest loobumine
vormistatakse autori(te)ga sõlmitud töölepingus või muus lepingus. Kui varalised õigused
kuuluvad autorile, teostab autor varalisi õigusi iseseisvalt, viidates, et loomingulise tegevuse
tulemus on loodud ülikoolis.
(6) Autori varaliste õiguste kuuluvus õpikute ja monograafiate osas lepitakse autori(te) ja
ülikooli vahel igal konkreetsel juhul kokku eraldi.
(7) Väljaspool otseseid tööülesandeid loodud teoste suhtes võivad varalised õigused kuuluda
ülikoolile vastavalt autori ja ülikooli kokkuleppele.
(8) Ülikoolile kuulub ainuõigus lubada ja keelata selliste andmebaaside kasutamist, mis ei ole
autoriõigusega kaitstavad, kuid mille andmete kogumiseks, omandamiseks, kontrollimiseks,
süstematiseerimiseks või kättesaadavaks tegemiseks on ülikool teinud olulise investeeringu.
(9) Ülikool toetab avatud teaduse põhimõtet ja loob võimalusi ülikooli liikmeskonna poolt
loodud publikatsioonide ja andmekogude haldamiseks ja säilitamiseks.
§ 4. Tööstusomand
(1) Tööstusomandi objekti (leiutise, kasuliku mudeli, oskusteabe jms) suhtes kuulub
kaitsedokumendi (patendi jms) taotlemise õigus ning õigus saada patendi- või kasuliku mudeli
jms omanikuks ülikoolile, kui autor(id) on selle õiguse ülikoolile üle andnud kas töölepingu,
muu lepingu vm kirjaliku dokumendiga.
(2) Autori varaliste õiguste üleandmine autori(te)lt ülikoolile vormistatakse kirjaliku
dokumendiga juhul, kui tööstusomandi objekt luuakse:
1) autori(te) loomingulise tegevuse tulemusena tööülesannete täitmise käigus või ülikooli ja
autori vahel sõlmitud muu lepingu alusel;
2) autori(te) poolt ülikooli ning teadus- ja arendustöö tellija või teadus- ja arendusalase
koostööprojekti partnerite vahelisest lepingust tulenevate kohustuste täitmise käigus;
3) ülikooli vara (seadmeid, tööruume, ülikooli töötajate tööpanust jms) kasutades.
(3) Ülikool võib loobuda patendi või kasuliku mudeli vms taotlemise õigusest autori kasuks.
§ 5. Konfidentsiaalne teave
(1) Autor ja ülikooli töötaja, kelle käsutuses on intellektuaalomandiga seotud konfidentsiaalne
teave, on kohustatud hoidma seda saladuses.
(2) Konfidentsiaalse teabe salajasuse tagamiseks sõlmib ülikool autoriga ja nende ülikooli
töötajatega, kelle käsutuses on intellektuaalse omandiga seotud konfidentsiaalne teave,
konfidentsiaalsuse tagamise lepingu (Lisa 2).
(3) Ülikoolile kuuluva intellektuaalomandiga seotud konfidentsiaalne teave (sh ärisaladus ja
oskusteave), millel on kommertsväärtus, kuulub ülikoolile.
(4) Konfidentsiaalne teave peab olema salajane vähemalt kuni patendi- vm kaitsedokumendi
taotluse esitamiseni patendiametisse või ülikooli ning teadus- ja arendustöö tellija või teadus-
ja arendusprojekti partneri vahelisest lepingust tuleneva tähtajani.
(5) Konfidentsiaalse teabe avalikustamise otsustab ülikool või tellija või teadus- ja
arendusprojekti partner vastavalt nendevahelisele lepingule. Konfidentsiaalset teavet, sh
tehnoloogilisi lahendusi sisaldavatele dokumentidele juurdepääsuõigusi reguleerib ülikooli
dokumendihalduskord.
§ 6. Bioloogiline aine
(1) Bioloogilise aine suhtes kuulub patendi taotlemise õigus ülikoolile, kui autorid on selle
õiguse ülikoolile üle andnud töölepingu, muu lepingu vm kirjaliku dokumendiga.
Patendiseaduse tähenduses on bioloogiline aine iga isepaljunev või bioloogilises süsteemis
paljundatav geneetilist informatsiooni kandev aine, sealhulgas mikroorganism.
(2) Teadus- ja arendustöö käigus autori poolt avastatud, identifitseeritud või isoleeritud
bioloogiline aine on ülikoolile kuuluv materiaalne vara.
§ 7. Intellektuaalomandist teavitamine ning intellektuaalse omandi kaitse ja kasutamise
korraldamine
(1) Intellektuaalomandi ja sellega seotud konfidentsiaalse teabe kaitset ja kasutamist
korraldavad instituudid ja teadus- ja arendusosakond.
(2) Autoritel on kohustus teatada eeldatavast leiutisest, kasulikust mudelist, arvutiprogrammist,
andmebaasist, konfidentsiaalsest teabest ja muust eeldatava kommertsväärtusega loomingulise
tegevuse tulemusest struktuuriüksuse juhile või teadus- ja arendusosakonda, täites vastava
vormi (Lisa 1).
(3) Bioloogilise aine kui materiaalse vara hoidmist ja säilitamist korraldavad bioloogilist ainet
teadus- ja arendustöös kasutavad ülikooli struktuuriüksused.
(4) Intellektuaalomandi patentsuse ja/või äripotentsiaali hindamise, ja selleks vajalike
eeluuringute läbiviimise (patendiuuring, turu-uuring jms) korraldamine kehtestatakse rektori
korraldusega.
(5) Intellektuaalomandi õiguskaitseks, eeluuringuteks jms loometöö tulemuste rakendamiseks
vajalike finantseeringute taotlemisel teevad ülikool ja autor(id) koostööd.
(6) Ärilise potentsiaaliga intellektuaalomandi kasutada andmine kolmandatele isikutele toimub
varaliste õiguste loovutamise või litsentsi andmise teel.
(7) Ülikooli ärilise potentsiaaliga intellektuaalomandi kasutada andmisest laekunud netotulust
jaotatakse 65% autori(te)le ja 15% autori(te) struktuuriüksusele. Mitme autori korral jagatakse
tasu autorite ja nende struktuuriüksuste vahel vastavalt autorite vahel kokkulepitud
proportsioonile. Autoritele jaotatav summa sisaldab kõiki väljamaksega seotud riiklikke makse.
(8) Ülikool ja autor(id) võivad konkreetse intellektuaalomandi objekti õiguskaitse jm kulude
katmise ja ärilisel eesmärgil kasutamisest laekunud tulude jaotamises leppida kokku lõikes 7
sätestatust erinevalt.
§ 8. Kehtetuks tunnistamine
(1) Tunnistada kehtetuks Eesti Põllumajandusülikooli nõukogu 23. detsembri 2003. a määrus
nr 15.
§ 9. Määruse jõustumine
(1) Määrus jõustub vastuvõtmisel.
Eestis reguleerivad valdkonda
Autoriõiguse seaduslink opens in new page
Taimede paljundamise ja sordikaitse seaduslink opens in new page
Patendiseaduslink opens in new page
Andmed kui sellised ei ole Eestis intellektuaalomandi alaste õigustega kaitstud, st on kasutamiseks vabad. Uurimistöö andmed on aga alati esitatud mingis vormis (teadusartiklina, tabelina, andmebaasina vm) ja see vorm, mille kaudu andmed on esitatud, võib olla kaitstud autoriõiguse või andmebaasi tegija õigustega või on selle kasutamisele seadnud piirangud andmete omanik.
Andmete õigusliku staatusega saab lähemalt tutvuda ülevaates
Autoril on võõrandamatu õigus oma loomingule. Riik kaitseb autori õigusi. (Eesti Vabariigi põhiseadus, § 39).
Autoriõiguslink opens in new page
Kasulik mudellink opens in new page
Kaubamärklink opens in new page
Tööstusdisainilahenduslink opens in new page
Teadusinfosüsteemid ja andmebaasid
Teadusinfosüsteemid ja andmebaasid koguvad, säilitavad, haldavad ja jagavad teadusandmeid ning publikatsioone. Need toetavad teadustööd, tagades andmete kättesaadavuse, usaldusväärsuse ja korduvkasutatavuse ning võimaldavad uurijatel kiiresti leida, analüüsida ja jagada teavet, toetades teadustöö läbipaistvust, koostööd ja teadmiste levikut.
Isikuandmed teadusuuringutes
Isikuandmete kasutamine teadusuuringutes tõstatab olulisi küsimusi privaatsuse, eetika ja andmekaitse kohta, mistõttu on nende vastutustundlik käsitlemine teadusprotsessis üha olulisem.
Alates 15. jaanuarist 2019 kuuluvad isikuandmete kaitse seaduse reguleerimisalasse poliitikakujundamise eesmärgil tehtavad uuringud ning teadus- või ajaloouuringud, mille all peetakse silmas teadustegevuse eesmärgil läbiviidavaid uuringuid teadus- ja arendustegevuse korralduse seaduse mõistes. Lisaks reguleerib seadus uuringuid riikliku statistika vajaduseks.
Teadusuuringu läbiviijal tuleb esmalt analüüsida, kas ja millisel õiguslikul alusel hakatakse soovitud isikuandmeid koguma ning töötlema. Kui õiguslik alus puudub, ei tohi teadusuuringu jaoks isikuandmeid koguda/töödelda.
Seaduses märgitud juhtudel on vaja taotleda uuringu läbiviimiseks luba. Vastav luba tuleb taotleda kas teadusvaldkonna eetikakomiteelt või Andmekaitse Inspektsioonilt. Teatavatel juhtudel tuleb luba taotleda nii eetikakomiteelt kui Andmekaitse Inspektsioonilt. Sellisteks juhtudeks on poliitikakujundamise uuringud eriliigiliste isikuandmetega.
Isikuandmete kogumist ja töötlemist reguleerivad:
Käskkirja aluseks on Eesti Maaülikooli põhikirja § 16 lg 3 ja haldusmenetluse seaduse § 68 lg 2, juhindudes Euroopa Parlamendi ja Nõukogu (EL) määrusest 2016/679 ning isikuandmete kaitse seadusest.
1. Sissejuhatus
1.1. Eesti Maaülikooli isikuandmete töötlemise kord (edaspidi: kord) lähtub Euroopa Parlamendi ja Nõukogu (EL) määruse 2016/679 (edaspidi: IKÜM) art-st 32 ja art 5 lg-st 2.
1.2. Korras selgitatakse Eesti Maaülikooli (edaspidi: ülikool) isikuandmete töötlemise põhimõtteid ning antakse juhised isikuandmete töötlemiseks.
1.3. Korra järgimine on ülikooli töötajatele kohustuslik. Töötaja on tööle asumisel kohustatud tutvuma isikuandmete töötlemise korraga. Töötaja kinnitab korraga või korra muudatusega tutvumist ülikooli dokumendihaldussüsteemis (DHS).
1.4. Juhises kasutatud isikuandmete kaitse terminite puhul tuleb lähtuda IKÜM-i art-s 4 esitatud definitsioonidest.
1.5. Töötaja saab esitada isikuandmete töötlemisega seotud küsimused ülikooli andmekaitsespetsialistile.
2. Ülikool isikuandmete töötlejana
2.1. Ülikool on isikuandmete vastutav töötleja, kui töötleb Eesti Maaülikooli seadusest tulenevate ülesannete täitmiseks üliõpilaste, töötajate ning tööle kandideerijate isikuandmeid.
2.2. Ülikooli töötajad, kes oma igapäevases töös koguvad, kasutavad, edastavad ja muul viisil töötlevad andmesubjektide (üliõpilased, töötajad, koostööpartnerite kontaktisikud) isikuandmeid, täidavad ülikooli kui juriidilise isiku ning isikuandmete vastutava töötleja ülesannet.
2.3. Isikuandmete turvalisuse ja konfidentsiaalsuse tagamiseks on ülikooli töötajad kohustatud järgima lisaks siinsele korrale ülikooli dokumendihalduskorda, töökorralduse reegleid ja Eesti Maaülikooli infotehnoloogia standardit.
3. Isikuandmete töötlemise eesmärgid ja õiguslikud alused
3.1. Ülikool töötleb isikuandmeid:
3.1.1. õppetegevuse läbiviimiseks, mida reguleerivad Eesti Vabariigi kõrgharidusseadus, Eesti Maaülikooli seadus, Eesti Maaülikooli põhikiri, õppekorralduseeskiri jt ülikooli õppetööd reguleerivad õigusaktid ning tugistruktuuri ülesannete kirjeldused;
3.1.2. teadustegevuse läbiviimiseks, mida reguleerivad teadus- ja arendustegevuse korralduse seadus ning teadus- ja arendustegevuse valdkonda reguleerivad õigusaktid;
3.1.3. haldus- ja majandustegevuse elluviimiseks ning personali- ning finantstegevuseks, mida reguleerivad ülikooli põhikiri, tugistruktuuriüksuste ülesannete kirjeldused, raamatupidamise sise-eeskiri, infotehnoloogia standardid, dokumendihalduskord, töökorralduse reeglid, töölepinguseadus, võlaõigusseadus, raamatupidamise seadus jt raamatupidamist jm valdkonda reguleerivad õigusaktid ning sõlmitud lepingud.
3.2. Isikuandmete töötlemise toimingud ja eesmärgid on kirjeldatud Eesti Maaülikooli isikuandmete töötlemise toimingute registrites (vt pkt 5).
4. Andmekaitsespetsialist
4.1. Vastavalt IKÜM-i art 37 lg 1 punktile a töötab ülikoolis andmekaitsespetsialist (e-posti aadress: [email protected]).
4.2. Andmekaitsespetsialist teavitab ja nõustab ülikooli juhtkonda ja töötajaid seoses nende kohustustega, mis tulenevad IKÜM-ist, EL-i või teiste EL-i liikmesriikide isikuandmete kaitse õigusaktidest.
4.3. Töötajatel on kohustus kaasata andmekaitsespetsialist kõikide isikuandmete töötlemist puudutavate otsuste tegemisse.
5. Isikuandmete töötlemise toimingute registrid
5.1. Igal ülikooli tugistruktuuriüksusel on oma isikuandmete töötlemise toimingute register, mis on kohustuslik IKÜM-i art 30 lg 1 järgi. Registrile on ligipääs osakonnajuhil, tema poolt määratud isikutel ja andmekaitsespetsialistil. Registri kasutamise kohta saab infot andmekaitsespetsialistilt.
5.2. Osakonna isikuandmete töötlemise toimingute registris on kirjeldatud kõik osakonnas teostatavad isikuandmete töötlemise toimingud vastavalt IKÜM-i art 30 lg-s 1 sätestatud tingimustele. Info ajakohasena hoidmise kohustus on osakonnajuhil, kes ajakohastab üks kord aasta jooksul osakonna isikuandmete töötlemise toimingute registrit. Pärast osakonnajuhi tehtud muudatusi kontrollib registrit andmekaitsespetsialist.
6. Isikuandmete säilitamine
6.1. Isikuandmeid säilitatakse ülikooli dokumentide loetelus määratud tähtajani või seadusest tuleneva tähtajani alates dokumendi loomisest kuni dokumendi hävitamiseni või üleandmiseni arhiivi.
6.2. Isikuandmete säilitamise tähtajad on kirjas isikuandmete töötlemise toimingute registrites.
6.3. Pärast isikuandmete säilitamise tähtaja möödumist tuleb isikuandmed kustutada või anonümiseerida. Isikuandmete kustutamise või anonümiseerimise korraldab andmekaitsespetsialist.
7. Privaatsusteavituse koostamise ja esitamise kord
7.1. Kui ülikool kogub, analüüsib, kasutab ja muul moel töötleb andmesubjekti isikuandmeid, tekib IKÜM-i artiklite 13 ja 14 järgi kohustus esitada andmesubjektile teave tema isikuandmete töötlemise kohta ehk privaatsusteavitus.
7.2. Andmesubjektideks, kellele ülikool isikuandmete vastutava töötlejana on kohustatud privaatsusteavituse esitama, võivad sõltuvalt olukorrast olla üliõpilased, töötajad, ülikooli koostööpartnerite, sh teiste ülikoolide üliõpilased ja töötajad, samuti mis tahes teised füüsilised isikud, kelle isikuandmeid ülikool vastutava töötlejana töötleb.
7.3. Juhiseid privaatsusteavituse koostamise kohta annab andmekaitsespetsialist.
8. Koostööpartnerite kaasamine
8.3. Teatud juhtudel võib ülikool isikuandmete töötlemisse kaasata volitatud töötlejaid või kaasvastutavaid töötlejaid. Sellisel juhul peab ülikool järgima vastavaid IKÜM-is sätestatud kohustusi, sh artiklites 28 ja 26 sätestatud kohustusi.
8.4. Olukorrad, kus ülikooli ja tema koostööpartneri vahel tekib vastutava ja volitatud töötleja õigussuhe või kaasvastutavate töötlejate õigussuhe, on mh, kuid mitte ainult järgmised.
8.4.1. Ülikool kaasab teenusepakkujaid (nt IT-teenuste või raamatupidamisteenuste pakkujad), kes oma teenuste osutamiseks vajavad ligipääsu õppijate, töötajate jt andmesubjektide isikuandmetele. Sellisel juhul on teenusepakkuja volitatud töötleja rollis ja pooled peavad sõlmima andmetöötluse lepingu (IKÜM-i art 28 lg 3).
8.4.2. Ülikool osaleb koos partneriülikooliga koostööprojektis, nt teadusuuringutes. Sellisel juhul on võimalik, et ülikool ja partnerülikool on isikuandmete kaasvastutavad töötlejad ja peavad sõlmima kaasvastutavate töötlejate lepingu (IKÜM-i art 26).
8.5. Koostööpartneri kaasamise eest vastutav töötaja on kohustatud kaasama õigeaegselt andmekaitsespetsialisti, kes korraldab poolte rollide analüüsi IKÜM-i järgi, et teha kindlaks poolte kohustused, sh andmetöötluse lepingu või kaasvastutavate töötlejate lepingu sõlmimise kohustuslikkuse.
8. Andmekaitsealane mõjuhinnang
8.6. Ülikoolil on vastavalt IKÜM-i art 35 lg-le 1 kohustus viia läbi andmekaitsealane mõjuhinnang juhul, kui teatavat tüüpi isikuandmete töötlemise, eelkõige uut tehnoloogiat kasutava töötlemise tulemusena ilmneb kõrge risk andmesubjektide põhiõiguste ja -vabaduste tagamisele.
8.7. Andmekaitsealase mõjuhinnangu läbiviimise korraldab andmekaitsespetsialist.
9. Isikuandmete avaldamine kolmandatele isikutele
9.3. Ülikool tohib avaldada andmesubjekti isikuandmeid (k.a e-posti aadressi ja telefoninumbrit) kolmandatele isikutele ainult juhul, kui selleks on olemas sobiv õiguslik alus IKÜM-i art 6 või art 9 järgi ning andmesubjekti on teavitatud.
9.4. Töötaja, kes saab kolmandalt isikult palve edastada talle ülikooli üliõpilase, töötaja või teise andmesubjekti isikuandmeid, peab enne veenduma, et ülikoolil on sobiv õiguslik alus isikuandmete väljastamiseks. Isikuandmete väljastamisel tuleb järgida IKÜM-i artiklis 5 sätestatud põhimõtteid, sh isikuandmete töötlemise minimaalsuse põhimõtet.
9.5. Töötaja ei tohi väljastada kolmandale isikule andmesubjekti isikuandmeid, veendumata sobiva õigusliku aluse olemasolus ja/või selles, et oskab isikuandmeid väljastades järgida IKÜM-i artiklis 5 sätestatud põhimõtteid. Kahtluse korral peab töötaja enne isikuandmete väljastamist konsulteerima andmekaitsespetsialistiga.
9.6. Kolmandale isikule isikuandmete eriliikide (nt terviseandmed) väljastamise korral tuleb isikuandmed enne krüpteerida. Andmekaitsespetsialist saab anda nõu isikuandmete edastamise viisi jaoks sobivate turvameetmete valimisel.
10. Isikuandmete edastamine Euroopa Majanduspiirkonnast väljapoole
10.1. Ülikool edastab andmesubjekti isikuandmeid Euroopa Majanduspiirkonnast väljapoole ainult juhul, kui selleks on olemas sobiv õiguslik alus ning on täidetud muud IKÜM-i artiklites 44–49 sätestatud kohustused, sh andmesubjekti on edastamisest teavitatud.
10.2. Küsimuste korral isikuandmete kolmandatesse riikidesse edastamise kohta pöördub töötaja andmekaitsespetsialisti poole.
11. Andmesubjektide päringud
11.1. Kõikidel andmesubjektidel, sh ülikooli töötajatel ja üliõpilastel, on andmesubjektidena järgmised õigused, arvestades kohalduvates isikuandmete kaitse õigusaktides sätestatud piiranguid:
11.1.1. õigus tutvuda enda kohta kogutud isikuandmetega ja saada isikuandmetest tasuta koopia;
11.1.2. õigus isikuandmete parandamisele;
11.1.3. õigus isikuandmete kustutamisele;
11.1.4. õigus isikuandmete töötlemise piiramisele;
11.1.5. õigus isikuandmete ülekandmisele;
11.1.6. õigus esitada vastuväiteid isikuandmete töötlemise kohta juhtudel, kus ülikool töötleb andmesubjekti isikuandmeid IKÜM-i art 6 lg 1 punktide e või f alusel või töötleb andmesubjekti isikuandmeid otseturunduse eesmärgil;
11.1.7. õigused seoses automatiseeritud otsustega IKÜM-i art 22 alusel juhul, kui ülikool rakendab andmesubjekti suhtes automatiseeritud otsuseid.
11.2. Ülikool kui isikuandmete vastutav töötleja on kohustatud vastama andmesubjekti päringule ühe kuu jooksul (IKÜM-i art 12 lg 3).
11.3. Enne andmesubjekti päringule vastamist kooskõlastab töötaja vastuse sisu andmekaitsespetsialistiga.
12. Käitumisjuhised isikuandmetega seotud rikkumise korral
12.1. Töötaja, kellel on kahtlus, et on toimunud isikuandmetega seotud rikkumist või kellel on rikkumine juhtunud, on kohustatud sellest teavitama andmekaitsespetsialisti.
12.2. Isikuandmetega seotud rikkumisjuhtum on IKÜM-i art 4 punktis 12 kirjeldatud turvanõuete rikkumine. Rikkumisjuhtumiks on mh, kuid mitte ainult isikuandmete kättesaadavaks muutumine selleks mitte õigustatud isikule, isikuandmete lekkimine, isikuandmete juhuslik hävimine või kaotsiminek.
12.3. Selgitusi ja juhiseid rikkumisjuhtumist teavitamise kohta annab andmekaitsespetsialist. Andmekaitsespetsialist võib küsida töötajalt täiendavat teavet rikkumisjuhtumi faktiliste asjaolude kohta. Töötaja on kohustatud andmekaitsespetsialistiga koostööd tegema, et ülikoolil kui isikuandmete vastutaval töötlejal oleks võimalik vastavate eelduste olemasolul esitada IKÜM-i artiklite 33 ja 34 järgsed teavitused, järgides artiklites sätestatud teavitamise tähtaegasid.
13. Kinnitan järgmised lisad:
13.1. Lisa 1- Privaatsusteavitus õppijatele
13.2. Lisa 2- Privaatsusteavitus loomakliiniku ja apteegi klientidele
14. Jõustumine
14.1. Käskkiri jõustub teatavakstegemisest ja rakendatakse alates 1. märtsist 2025.
